أخبار اليوم - سارة الرفاعي

رغم التوسع المتسارع في التحول الرقمي داخل المؤسسات الحكومية والخاصة، لا يزال الأرشيف الورقي حاضرًا بقوة في إدارة المعاملات وحفظ الوثائق، ما يطرح تساؤلات حول مدى الانتقال الفعلي نحو الأنظمة الإلكترونية وحدود الاعتماد على الورق.

وتشير بيانات وملاحظات ميدانية إلى أن حجمًا كبيرًا من المعاملات اليومية ما يزال يُوثق ورقيًا، إما لأسباب تنظيمية أو لاعتبارات قانونية تتطلب الاحتفاظ بنسخ أصلية، في حين تتجه بعض المؤسسات تدريجيًا إلى تعزيز الحفظ الإلكتروني وتقليل الاعتماد على الملفات الورقية.

في المقابل، يواجه التحول نحو الأرشفة الرقمية مجموعة من التحديات، أبرزها اختلاف جاهزية الأنظمة التقنية بين مؤسسة وأخرى، والحاجة إلى تدريب الكوادر، إضافة إلى قضايا الأمان وحماية البيانات وصعوبة تحويل الأرشيف القديم بالكامل إلى صيغة رقمية.

ويرى مختصون أن المرحلة الحالية تمثل حالة “ازدواجية” بين النظامين الورقي والرقمي، حيث لا يمكن الاستغناء الكامل عن الورق بعد، رغم التوجه الواضح نحو الرقمنة.

ويؤكد خبراء أن نجاح التحول الكامل نحو الأرشفة الرقمية يتطلب بنية تقنية موحدة، وتشريعات أكثر مرونة، إلى جانب تسريع عمليات التحويل الرقمي للبيانات القديمة بما يضمن رفع الكفاءة وتقليل الاعتماد على الورق تدريجيًا.